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Onboarding Checkliste: In 4 Phasen zur perfekten Einarbeitung

Ein unstrukturiertes Onboarding führt oft zur Kündigung in der Probezeit. Mit unserer praxiserprobten Checkliste behalten HR, IT und Fachabteilung jederzeit den Überblick.

Key Takeaways

•Klar definierte Aufgabenpakete für HR, IT und den Buddy.
•Beinhaltet Pre-Onboarding, den 1. Tag, die 1. Woche und die Probezeit.
•Sofort einsetzbar als Word- oder PDF-Vorlage.

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Die 4 Phasen des Onboardings

1. Pre-Onboarding (Vor dem 1. Arbeitstag)

In dieser Phase geht es darum, die administrativen Hürden aus dem Weg zu räumen und Sicherheit zu vermitteln:

Arbeitsplatz & Hardware (Laptop, Telefon) einrichten (IT).
Software-Zugänge & E-Mail-Adresse anlegen (IT).
Personalfragebogen und SV-Ausweis anfordern (HR).
Willkommens-Paket & Blumenstrauß organisieren.
Einarbeitungsplan mit dem Team abstimmen.

2. Der erste Arbeitstag

Der erste Tag sollte nicht mit Stress, sondern mit einem herzlichen Willkommen verbunden sein:

Begrüßung durch den Vorgesetzten und den Buddy.
Office-Tour und Vorstellung im Team.
Übergabe der Hardware und Test-Login.
Gemeinsames Mittagessen.

3. Die erste Woche

Jetzt startet die inhaltliche Arbeit:

Produktschulungen und System-Trainings.
Kennenlernen von Schnittstellen-Abteilungen.
Feedbackgespräch am Ende der Woche ("Wie war der Start?").

4. Die Probezeit (Monat 1 - 6)

Das Onboarding endet nicht nach einer Woche. Begleiten Sie den Mitarbeiter weiter:

Regelmäßige Jour Fixes mit dem Vorgesetzten.
Probezeitgespräch nach 3 und 5 Monaten ansetzen.
Zielvereinbarungen für das erste Jahr festlegen.

Machen Sie Schluss mit Excel-Listen

Word- und Excel-Checklisten sind ein guter Start, aber sie skalieren nicht. Mit dem HELITS ATS Onboarding-Modul digitalisieren Sie den kompletten Prozess:

Automatisierte Aufgaben (Tickets) für IT und HR.
Digitale Unterschriften und Dokumenten-Upload im Bewerber-Portal.
Fortschrittsanzeige im Dashboard: So sieht jeder, ob der Laptop schon bestellt wurde.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wann sollte das Onboarding beginnen?

Der Onboarding-Prozess sollte nicht erst am ersten Arbeitstag beginnen. Ein gutes Pre-Onboarding startet direkt nach der Vertragsunterschrift, um die Bindung frühzeitig aufzubauen und No-Shows zu vermeiden.

Wer ist für das Onboarding verantwortlich?

Onboarding ist Teamarbeit. HR kümmert sich um Verträge und Personalakte, die IT um Hardware und Accounts, und die Fachabteilung (oft in Form eines Buddys) um die fachliche Einarbeitung.