Digitale Personalakte: Alles an einem Ort
Schluss mit Papier-Chaos und zerstreuten Ordner-Strukturen. Die digitale Personalakte von HELITS bündelt alle Mitarbeiterdaten, Verträge und Dokumente an einer zentralen, jederzeit abrufbaren Stelle.
Key Takeaways
- •Zentrale Ablage aller Mitarbeiter-Dokumente (Verträge, Zeugnisse, Zertifikate).
- •Automatische Erinnerung an ablaufende Dokumente (z.B. Führerschein, G26).
- •DSGVO-konforme Speicherung mit granularen Zugriffsrechten.
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ist das Herzstück jeder modernen Personalverwaltung. Anstatt physische Ordner in Aktenschränken zu lagern, werden alle relevanten Informationen eines Mitarbeiters strukturiert und durchsuchbar digital abgelegt.
Mit HELITS ATS haben Sie nicht nur eine einfache Ablage, sondern ein komplettes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten ist.
Funktionen im Überblick
Mitarbeiterübersicht
Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Profil mit allen relevanten Daten auf einen Blick.
Dokumenten-Upload
Drag & Drop Upload für Verträge, Zeugnisse und beliebige weitere Dateien.
Ablauf-Erinnerungen
Automatische Benachrichtigung, wenn Dokumente ablaufen (z.B. G26, Führerschein).
Zugriffsrechte
Fein granulare Berechtigungen: Wer darf was sehen und bearbeiten?
DSGVO & Sicherheit
Gerade bei personenbezogenen Daten ist Vorsicht geboten. HELITS bietet Ihnen folgende Sicherheitsfeatures:
- Hosting in Deutschland: Ihre Daten liegen auf Servern in deutschen Rechenzentren.
- Automatisches Logging: Jeder Zugriff wird protokolliert (Audit-Trail).
- Recht auf Löschung: Mit wenigen Klicks können Sie Daten vollständig entfernen.
- Export-Funktion: Für Auskunftsanfragen gemäß Art. 15 DSGVO.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Sind die Daten DSGVO-konform gespeichert?
Ja, alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert. Sie haben volle Kontrolle über die Datenlöschung und können jederzeit Export-Anfragen Ihrer Mitarbeiter bearbeiten.
Welche Dokumente kann ich in der digitalen Personalakte speichern?
Praktisch alle: Arbeitsverträge, Zeugnisse, Zertifikate, Schulungsnachweise, Krankmeldungen, Leistungsbewertungen, Notizen und vieles mehr.
Können auch externe Personen (z.B. Steuerberater) auf bestimmte Dokumente zugreifen?
Ja, über zeitlich begrenzte Gast-Zugänge mit individuell einstellbaren Berechtigungen.